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Buchhaltung: Selber machen oder auslagern?

Sie können Ihre Buchhaltung in Eigenregie machen oder diese an Ihren Steuerberater delegieren. Wenn Sie die Buchhaltung sowie die Erstellung der monatlichen oder quartalsweisen Meldungen (z.B. Umsatzsteuervoranmeldung, Zusammenfassende Meldung, Intrastat) Ihrem Steuerberater übertragen, besteht Ihre Aufgabe lediglich darin, ihm bis Mitte des jeweiligen Folgemonats Ihre gesammelten Belege zu übermitteln. Er erledigt sämtliche Meldepflichten für Sie und auf Wunsch überprüft er auch die korrekte Rechnungslegung.

Wenn Sie Ihre Buchhaltung selber machen, müssen Sie folgendes beachten.

Ihr Belegsystem sollte:

  1. Vollständig,
  2. Chronologisch,
  3. Tagfertig,
  4. Nach Belegkreisen geordnet sein:
    Bilanzierer: Kassa, Bank, Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen etc.
    Einnahmen-Ausgaben-Rechner: Einnahmen, Ausgaben, Bank etc.
  5. Wenn möglich sollten Sie über ein eigenes Firmenbankkonto verfügen.

Bitte beachten Sie bei der Erstellung der Buchhaltung:

  • Sondervorschriften für Einnahmen-Ausgaben-Rechner bzw. Bilanzierer
  • Registrierkassenpflicht ab 1.1.2016, wenn Ihr Jahresumsatz € 15.000 übersteigt und Sie davon mindestens € 7.500 bar kassieren. Bankomat- und Kreditkartenumsätze sowie das Einlösen von Gutscheinen werden im Sinne dieser Regelung als Barumsätze behandelt. Ihr Steuerberater weiß alles darüber und kann Ihnen auch bei Unklarheiten weiterhelfen. Die Anschaffung einer Registrierkassa muss nicht teuer sein und kann sogar wesentliche Erleichterungen für Ihre tägliche Arbeit und die Erstellung der Buchhaltung – bis hin zum automatischen Import – bringen. Man muss nur wissen, wie!
  • Betriebsausgaben sind durch schriftliche Belege nachzuweisen. Fingierte Ausgaben werden vom Finanzamt nicht anerkannt und sind sogar strafbar.

Sieben Jahre Aufbewahrungsfrist

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt sieben Jahre (für Belege iZm Grundstücken sogar 12 bzw. 23 Jahre). Daher sollten Sie Belege auf Thermopapier immer zusätzlich kopieren, weil diese sonst ausbleichen und nach sieben Jahren nicht mehr lesbar sind. Sie müssen aber nicht nur die Belege selbst, sondern alle Unterlagen im Zusammenhang mit Ihrem Unternehmen aufbewahren, da es sich dabei um sog. Grundaufzeichnungen handelt.

Was, wann, wie, an wen zahlen

Steuern und Abgaben gibt es viele und ebenso viele Termine, die es einzuhalten gilt.

zum Tipp

Kranken-, Unfall-, Pensionsversicherung bei der SVA

Gewerbetreibende (die Gewerbeanmeldung löst Pflichtversicherung aus), Freiberufler (Achtung, hier gibt es auch Ausnahmen!) und Neue Selbständige (erst bei Überschreiten der Kleinstunternehmergrenzen) sind grundsätzlich bei der SVA (Sozialversicherungsanstalt der gewerblichen Wirtschaft) nach dem GSVG (Gewerbliches SozialversicherungsGesetz) kranken-, unfall- und pensionsversichert.

zum Tipp

Erleichterung für Neugründer bei Lohnabgaben

Bedenken Sie, dass Sie ein Dienstnehmer nicht nur das vereinbarte Bruttogehalt kostet. Für Neugründer gibt es aber erfreulicherweise Erleichterungen.

zum Tipp