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Vorsicht: Vorschriften bei Beschäftigung von Dienstnehmer:innen
Arbeitsrecht und Kollektivverträge regeln streng Arbeitszeiten, Öffnungszeiten, Urlaubsansprüche, Entgelthöhe, Reisekosten-Ersatz, diverse Zulagen, Vorschriften zum Schutz der Dienstnehmer:innen etc. Anlauf- und Informationsstellen für Ihre Mitarbeiter:innen sind Gewerkschaften, Arbeiterkammer und Arbeitsgerichte.
Anmelden vor Arbeitsantritt - sonst drohen hohe Strafen
Die Anmeldung neuer Dienstnehmer:innen bei der ÖGK muss vor Arbeitsantritt und auf elektronischem Weg erfolgen. Wenn dies Ihr:e Steuerberater:in für Sie erledigt, sollten Sie ihn:ihr spätestens am vorangehenden Werktag darüber informieren. Bei zu später Anmeldung drohen empfindliche Strafen.
Die Mindestangabenanmeldung wurde mit 1.1.2019 aufgelöst. Dienstnehmer:innen können nur mehr mittels
- Vor-Ort-Anmeldung,
- Anmeldung,
- Anmeldung fallweise Beschäftigter oder
- reduzierter Anmeldung
angemeldet werden.
Bei einer Vor-Ort-Anmeldung wird eine Vorerfassung vorgenommen und diese weist nach, dass ein:e Dienstnehmer:in schon vor Dienstantritt angemeldet wurde. Der genaue Zeitpunkt (Tag und Uhrzeit) der Meldebestätigung wird in einer eigenen Datenbank für allfällige Kontrollen der Finanzpolizei vermerkt. Eine Vor-Ort-Anmeldung kann keinesfalls eine reguläre, elektronische Anmeldung ersetzen, diese muss fristgerecht binnen sieben Tagen ab dem Beginn der Pflichtversicherung nachgereicht werden.
Zur Anmeldung von Arbeitnehmern vor Arbeitsantritt werden folgende Daten elektronisch erfasst:
- die Daten des:der Dienstgebers:in (Beitragskontonummer etc.),
- den Namen des:der Beschäftigten,
- die Versicherungsnummer bzw. das Geburtsdatum der jeweiligen Person,
- den Tag der Beschäftigungsaufnahme,
- den Versicherungsumfang (Vorliegen einer Voll- oder Teilversicherung),
- den Beschäftigungsbereich (Arbeiter:in, Angestellte:r etc.),
- den Beginn der Betrieblichen Vorsorge und
- ein Auswahlfeld, ob ein freier Dienstvertrag vorliegt.
Nach erfolgter Anmeldung ist dem:der Dienstnehmer:in unverzüglich eine Abschrift der Anmeldung auszuhändigen. Andernfalls liegt einer Ordnungswidrigkeit vor, die von den Bezirksverwaltungsbehörden durch eine Verwaltungsstrafe geahndet werden kann.
Auch fallweise Beschäftigte sind elektronisch vor Arbeitsantritt zu melden. Die Anmeldung fallweise Beschäftigter ist dabei für jeden Beschäftigungstag zu erstatten und wirkt als Vor-Ort-Anmeldung. Beachten Sie hierzu die gesonderten Vorschriften der österreichischen Sozialversicherung oder befragen Sie Ihre:n Steuerberater:in.
Beachten Sie bitte, dass sämtliche Sozialversicherungsmeldungen – insbesondere also auch die Anmeldung zur Pflichtversicherung – mittels elektronischer Datenfernübertragung zu erstatten sind. Eine Meldung per Telefon oder Telefax ist - wenn überhaupt - nur unter sehr bestimmten Voraussetzungen gestattet.
Komplexe Materie
Wir raten Ihnen jedenfalls, sich vor Aufnahme eines:r Mitarbeiter:in von einem:r Steuerberater:in beraten zu lassen. Das Arbeits- und Sozialrecht ist eine streng formale und sich ständig ändernde Materie. Abrechnungsirrtümer können später zu hohen Nachzahlungen führen.
Beachten Sie die Pflicht zur Führung von Arbeitszeitaufzeichnungen für jede:n Dienstnehmer:in. Darüber hinaus sollten Sie mit allen Ihre:n Mitarbeiter:innen Dienstverträge abschließen.
Wenn Ihr:e Steuerberater:in für Sie die Lohnverrechnung erledigt, erhalten Sie monatlich einen Überblick über erforderliche Zahlungen und bekommen entsprechende Unterlagen übermittelt. Sie können sicher sein, dass Sie nicht zu viel oder zu wenig zahlen und, dass alle rechtlichen Vorschriften erfüllt sind.