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Buchhaltung: Selber machen oder auslagern?

Sie können Ihre Buchhaltung in Eigenregie machen oder diese an Ihre:n Steuerberater:in delegieren. Wenn Sie die Buchhaltung sowie die Erstellung der monatlichen oder quartalsweisen Meldungen (z.B. Umsatzsteuervoranmeldung, Zusammenfassende Meldung, Intrastat) Ihre:m Steuerberater:in übertragen, besteht Ihre Aufgabe lediglich darin, ihm:ihr bis Mitte des jeweiligen Folgemonats Ihre gesammelten Belege zu übermitteln. Er:sie erledigt sämtliche Meldepflichten für Sie und auf Wunsch überprüft er:sie auch die korrekte Rechnungslegung.

Wenn Sie Ihre Buchhaltung selber machen, müssen Sie folgendes beachten.

Ihr Belegsystem sollte:

1. Vollständig,
2. Chronologisch,
3. Tagfertig,
4. Nach Belegkreisen geordnet sein:
   Bilanzierer:innen: Kassa, Bank, Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen etc.
   Einnahmen-Ausgaben-Rechner:innen: Einnahmen, Ausgaben, Bank etc.
5. Wenn möglich sollten Sie über ein eigenes Firmenbankkonto verfügen.

Bitte beachten Sie bei der Erstellung der Buchhaltung:

• Sondervorschriften für Einnahmen-Ausgaben-Rechner:innen bzw. Bilanzierer:innen
• Registrierkassenpflicht ab 1.1.2016, wenn Ihr Jahresumsatz € 15.000 übersteigt und Sie davon mindestens € 7.500 bar kassieren. Bankomat- und Kreditkartenumsätze sowie das Einlösen von Gutscheinen werden im Sinne dieser Regelung als Barumsätze behandelt. Ihr:e Steuerberater:in weiß alles darüber und kann Ihnen auch bei Unklarheiten weiterhelfen. Die Anschaffung einer Registrierkassa muss nicht teuer sein und kann sogar wesentliche Erleichterungen für Ihre tägliche Arbeit und die Erstellung der Buchhaltung – bis hin zum automatischen Import – bringen. Man muss nur wissen, wie!
• Betriebsausgaben sind durch schriftliche Belege nachzuweisen. Fingierte Ausgaben werden vom Finanzamt nicht anerkannt und sind sogar strafbar.

Seit 1.4.2017 müssen Registrierkassen zusätzlich über einen Manipulationsschutz verfügen.

Sieben Jahre Aufbewahrungsfrist

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt sieben Jahre (für Belege iZm Grundstücken sogar 12 bzw. 23 Jahre, iZm mit Covid-19-Förderungen zehn Jahre). Daher sollten Sie Belege auf Thermopapier immer zusätzlich kopieren, weil diese sonst ausbleichen und nach sieben Jahren nicht mehr lesbar sind. Sie müssen aber nicht nur die Belege selbst, sondern alle Unterlagen im Zusammenhang mit Ihrem Unternehmen aufbewahren, da es sich dabei um sog. Grundaufzeichnungen handelt.